Fasi e punti d’attenzione dell’attività di export

Un progetto export deve svilupparsi liberamente e deve poter essere modificato in qualunque momento con lo scopo di migliorarne le possibilità di successo. La sua caratteristica libertà non potrà però essere assoluta ma dovrà rispettare alcune fasi e punti di attenzione che sono indispensabili alla buona riuscita di qualunque progetto. Eccone l’elenco:

1 – Determinazione dell’area d’intervento

Una delle caratteristiche più importanti che distingue il progetto export da un qualunque altro progetto, consiste nel fatto che a differenza del progetto tipico, nel quale si deve stabilire chiaramente e inderogabilmente l’obiettivo da raggiungere, con quali risorse e in quali tempi raggiungerlo, nel progetto export la caratteristica principale è quella di subire modifiche e adattamenti nel corso della sua attuazione. È di cruciale importanza, però, determinare fin dall’inizio, il perimetro dell’area nella quale vogliamo agire e anche chi e con quali modalità potrà intervenire sulle modifiche al piano d’azione. Assume grande importanza, quindi, la determinazione preventiva dell’impatto che il nostro piano export  produrrà sulla nostra generale attività d’impresa e chi avrà il controllo dell’intero processo.

2 – Il controllo dei tempi

I tempi di attuazione delle fasi di un progetto export sono ovviamente decisivi per il suo successo al pari di qualunque altro tipo di progetto. Ma anche in questo caso ci sono delle differenze con il progetto tipico. Il progetto export, infatti, ha molto a che fare con l’attuazione di azioni “commerciali” invece che “tecniche”. Per loro natura gli esiti di azioni commerciali, e soprattutto i tempi della loro realizzazione, sono più incerti dei tempi necessari al completamento di compiti operativi più tecnici. È indispensabile conciliare la flessibilità tipica di ogni azione commerciale con l’esigenza di concludere le nostre iniziative nel più breve tempo possibile.   

3 – Il controllo dei costi

Tutte le voci del nostro progetto export dovranno prendere in considerazione i costi per la loro attuazione. Diventa necessario valutare i costi nelle tre fasi tipiche di ogni azione: progettazione, svolgimento e conclusione. Dovremo, cioè, prevedere, monitore e rendicontare i costi delle nostre azioni. La valutazione dei costi dovrà tenere in debito conto tutte le modifiche che il progetto subirà nel corso del tempo adeguandosi a ogni minimo mutamento sia dei costi diretti sia di quelli indotti dalle mutate condizioni di mercato.

4 – Chi fa cosa

È indispensabile che il progetto export abbia un responsabile ed è assolutamente necessario che tutti i componenti del gruppo di lavoro conoscano con chiarezza i compiti assegnati a ciascuno di loro. A ogni responsabilità deve corrispondere un potere decisionale e tra responsabilità e potere dovrà sempre essere mantenuto un ragionevole equilibrio.
Tutti i componenti del gruppo di lavoro dovranno ricevere un costante flusso d’informazioni soprattutto riguardo agli esiti di ciascun segmento del progetto.

5 – Il controllo della comunicazione

La comunicazione è un elemento cruciale in qualsiasi progetto. Il progetto export non fa eccezione. A differenza di altri generi di progetto, il progetto export ha un duplice gruppo di destinatari delle comunicazioni: il gruppo di lavoro interno all’azienda e i destinatari esteri, oggetto dell’azione di promozione export. Entrambi i flussi di comunicazione dovranno essere tempestivi e completi. In particolare la comunicazione indirizzata ai clienti esteri, anche se soltanto potenziali, dovrà essere oggetto di particolare cura e supervisionata da chi padroneggia la lingua straniera utilizzata.

6 – Il controllo dei rischi

L’attività di export, come qualsiasi altra attività imprenditoriale, espone a dei rischi. Ogni azione prevista dal progetto dovrà essere analizzata anche sotto l’aspetto dei rischi che comporta e ciascun rischio, di qualunque natura sia, dovrà essere valutato e, per quanto possibile, mitigato. Il controllo dei rischi è talmente rilevante da meritare che sia gestito da un unico responsabile che poi riferisca al titolare dell’intero progetto export. Se le risorse disponibili non consentono una delega esclusiva sarà indispensabile, in ogni caso, considerare i rischi come elemento intrinseco a qualunque azione, da gestire con particolare cautela.

Il progetto export (1)