Un documento imprudentemente trascurato

La Lettera d’Istruzioni allo spedizioniere è il documento che elenca le disposizioni che l’esportatore  impartisce allo spedizioniere internazionale incaricato di effettuare la spedizione.

Si tratta di un documento importante con implicazioni di grande rilevanza. Sebbene non sia un documento obbligatorio, consiglio di predisporre un modello di lettera da utilizzare per ogni spedizione. Consiglio anche di firmare il documento e di richiedere la controfirma dello spedizioniere anche se la legge non richiede la forma scritta e prevede anche che tali istruzioni possano mancare in tutto o in parte. Molti esportatori sono soliti impartire istruzioni verbali allo spedizioniere. Ripeto che queste istruzioni sono talmente importanti da meritare la forma scritta.

ATTENZIONE

Nel caso di pagamento con Lettera di Credito, lo spedizioniere dovrà fornire documenti fondamentali per il buon esito del pagamento. La forma scritta delle istruzioni non ha soltanto lo scopo di proteggere l’esportatore in caso di eventuale controversia con lo spedizioniere. Essa ha anche lo scopo di fornire allo spedizioniere tutti i dettagli perché possa procedere alla compilazione dei documenti con la massima cura e senza esitazioni.

Nel caso di pagamento con Lettera di Credito, tutti i dettagli di competenza dello spedizioniere dovranno essere elencati con assoluta precisione.

ATTENZIONE

Una copia della Lettera di Credito deve sempre essere inviata allo spedizioniere.
Se l’esportatore non ha le competenze e l’esperienza sufficienti a elencare allo spedizioniere internazionale tutti i dettagli della documentazione necessaria alla negoziazione della Lettera di Credito (soltanto in questo caso e soltanto per evitare errori), è preferibile dare allo spedizioniere istruzioni di attenersi a quanto richiesto dalla Lettera di Credito allegata alla lettera d’istruzioni.

La lettera d’istruzioni allo spedizioniere dovrà contenere almeno le seguenti indicazioni:

1. Dicitura ben visibile: Lettera d’Istruzioni
2. Coordinate dell’esportatore
3. Coordinate dello spedizioniere
4. Coordinate del destinatario della spedizione
5. Termine di resa della merce
6. Luogo di consegna della merce
7. Luogo di partenza effettiva (porto o aeroporto)
8. Data e luogo previsti per il ritiro della merce
9. Data della partenza della merce
10. Luogo di riconsegna della merce a destinazione
11. Modalità di trasporto
12. Mezzo di trasporto (indicazione del nome nave o numero di volo, se disponibile)
13. Prezzo della spedizione della merce, termini e condizioni del pagamento
14. Costo del trasporto (a fini assicurativi)
15. Valore della merce (a fini doganali e assicurativi)
16. Natura e descrizione della merce
17. Voce doganale di codifica della merce (a fini doganali)
18. Avvertenze relative alla natura della merce spedita (fragile, pericolosa, ecc.)
19. Natura dei colli (pallet, cartoni, fusti, sacchi, contenitori, ecc.)
20. Disposizioni sulla movimentazione dei colli (stivaggio, fissaggio)
21. Indicazione della unità di misura concordata per il conteggio del nolo (metri cubi o tonnellate)
22. Eventuali vincoli alla consegna della merce al destinatario (pagamento C.O.D. o C.A.D.)
23. Notify Party (persona e ditta da informare che la merce sta per arrivare a destinazione)
24. Nome della nave e della compagnia di navigazione a cui la nave appartiene
25. L’incarico di provvedere all’Assicurazione con l’indicazione dei rischi da coprire e del valore assicurabile
26. Fornire gli estremi della polizza di assicurazione (se eventualmente già predisposta dall’esportatore)
27. Divieto di consegnare la merce a destinazione contro presentazione di Polizza di Carico non originale
28. Divieto di consegnare la merce a destinazione contro fideiussione (nel caso di mancato o ritardato arrivo della Polizza di Carico originale) se non dietro autorizzazione scritta dell’esportatore
29. Fattura export e Packing list (in allegato)
30. Elenco dei documenti allegati alla Lettera d’istruzioni
31. Eventuali istruzioni particolari relative alla compilazione dei documenti richiesti nella lettera di credito.