Perché limitarci all’Italia?

L’export è un’attività che coinvolge diverse funzioni aziendali. La scelta della struttura organizzativa più adatta per gestire il reparto export dipende da molti fattori ma principalmente dal volume di fatturato che deve gestire.

In questo articolo prenderemo in esame soltanto il caso di un’azienda che ha appena deciso di vendere sui mercati esteri o che ha da poco iniziato a farlo.

La struttura di base deve prevedere tre funzioni:

1. La funzione commerciale export 
2. La funzione logistica
3. La funzione di segreteria

Ognuna di queste funzioni sarà oggetto di approfondimento in altri articoli di questo blog. Qui, intanto, possiamo prendere in esame una panoramica delle mansioni che riguardano i punti 1 e 2:

Azioni della funzione commerciale export:

• Svolgere ricerche di mercato per individuare contatti e opportunità di vendita all’estero
• Rispondere alle richieste di informazione provenienti dall’estero
• Mantenere rapporti con enti pubblici e privati che possono assistere nella promozione dell’attività di export
• Preparare il materiale illustrativo e promozionale (almeno in inglese)
• Adeguare il sito aziendale alla nuova attività di export (almeno una sezione in inglese)
• Inviare le offerte di vendita
• Curare la ricerca e la selezione degli intermediari (agenti, procacciatori, buyer, distributori)
• Prevedere e organizzare visite periodiche ai clienti
• Raccogliere, gestire ed evadere gli ordinativi esteri
• Definire il sistema dei pagamenti internazionali
• Scegliere le coperture assicurative
• Controllare i pagamenti
• Predisporre l’assistenza postvendita nei paesi esteri.

Azioni delle funzione logistica

• Gestire i contatti con gli spedizionieri internazionali e con le compagnie di assicurazione
• Controllare i costi dei trasporti
• Scegliere e verificare gli imballaggi
• Preparare i documenti di trasporto richiesti dall’importatore o nella Lettera di Credito
• Provvedere al controllo della merce prima dell’invio.

Il consulente export deve valutare le risorse che l’azienda può mettere a disposizione della nascente attività di export. Se si tratta di una piccola attività, i due elenchi delle funzioni appariranno troppo gravosi e potrebbero far sentire l’imprenditore inadeguato ad affrontare l’intero Progetto Export. In estrema sintesi, la domanda alla quale l’imprenditore (coadiuvato dal consulente) deve rispondere, è:

chi farà cosa?

La risposta più probabile consiste nell’elencare le nuove mansioni da attribuire a ciascun dipendente che già svolge una mansione simile per il mercato nazionale. Chi si occupa già dei pagamenti nazionali aggiungerà quelli esteri. Chi controlla i costi dei trasporti nazionali controllerà anche quelli internazionali e così via.

Qui si apre una grande opportunità per il consulente export: l’attribuzione delle nuove mansioni richiederà un suo accurato e prolungato intervento. Nella nuova organizzazione del lavoro, sarà proprio il consulente export a fornire tutte le istruzioni necessarie a svolgere i nuovi compiti. Ogni attività dovrà essere descritta nei dettagli e assoluta priorità dovrà essere data a come redigere la documentazione export.

La formazione del personale addetto alle operazioni connesse con l’esportazione è un aspetto cruciale dell’attività del consulente export. Ecco quattro azioni che sono assolutamente indispensabili per il consulente export:

1. prestare la massima attenzione all’aspetto della formazione. Non solo per l’importanza oggettiva che essa riveste ma perché, in alcuni casi, questa diventa l’attività principale che viene richiesta a un consulente export
2. fin dall’inizio programmare una serie di interventi in azienda per fornire le nozioni indispensabili ad affrontare gli aspetti principali dell’export. Stabilire anche date successive per gli approfondimenti
3. ridurre i richiami teorici al minimo indispensabile e concentrarsi su esempi pratici, possibilmente facendo uso di documentazione in facsimile preparata allo scopo
4. ricordarsi che una formazione carente si traduce sempre in continue richieste (soprattutto telefoniche) d’intervento al consulente export, anche per gli aspetti più banali delle procedure, con conseguente insoddisfazione di tutti. È assolutamente da evitare!

ATTENZIONE

Attribuire mansioni di export a personale privo di esperienza specifica non è la soluzione definitiva ma soltanto un modo per affrontare la nuova attività. Nella fase iniziale è consigliabile evitare spese che possono essere rimandate a quando l’attività di export genererà dei profitti. In questa delicata fase, qualunque aggravio di spese potrebbe togliere risorse economiche ad altre e più proficue iniziative commerciali.

Il consulente export deve sempre accertarsi che in azienda ci sia qualcuno che possa comunicare efficacemente nella lingua dell’interlocutore estero o (almeno) in inglese. L’assenza di questa competenza interna all’azienda può cambiare radicalmente il carico di lavoro e la frequenza d’intervento del consulente export.