La comunicazione è alla base del successo di un manager

La capacità di comunicare è un’abilità che dovrebbe essere continuamente esercitata e sviluppata. Anche se sei già un buon comunicatore, ci sono sempre opportunità e modi per migliorare le tue capacità comunicative.

I manager che sono buoni comunicatori riescono facilmente a sviluppare empatia e fiducia anche in contesti complessi come ad esempio una trattativa di alto livello.

Il motivo per cui è indispensabile saper comunicare deriva dalla conclusione a cui è giunto il famoso psicologo Watzlawick e cioè che

“Non si può non comunicare. Non esiste un qualcosa che sia un non-comportamento”.

Non possiamo evitare di comunicare. Anche il nostro silenzio e perfino la nostra assenza comunicano qualcosa di noi. È proprio da questa inevitabile comunicazione che nasce l’esigenza di saper comunicare. È meglio dominare ciò che vogliamo comunicare piuttosto che lasciare ad altri il compito, potenzialmente pericoloso, di interpretare la nostra incontrollata comunicazione.

Vediamo quali sono i punti chiave del saper comunicare.

La comunicazione è un processo bidirezionale complesso che può comportare diverse interazioni prima che venga raggiunta la comprensione reciproca. La comunicazione avviene in molti modi. È possibile comunicare utilizzando parole, simboli, immagini, grafica, voce, tono, espressioni facciali, abbigliamento e linguaggio del corpo.

La comunicazione è una combinazione di tutti questi elementi. Comprendendo come utilizzarli in modo efficace è possibile migliorare il modo in cui si comunica e ottenere il miglior risultato possibile in qualunque contesto. Che si tratti di parlare formalmente o informalmente, di affrontare una riunione o di scrivere una relazione, i principi fondamentali della comunicazione sono fondamentalmente gli stessi.

Conosci il tuo pubblico
La comunicazione deve sempre ottenere la comprensione degli interlocutori. Un diverso livello d’istruzione o una diversa formazione professionale della platea a cui ti rivolgerai sono un ostacolo da superare. È indispensabile, prima di preparare il tuo intervento, che tu ti informi sulle competenze e sugli orientamenti del pubblico a cui ti rivolgerai. La semplicità, e soprattutto la chiarezza dell’intervento, richiederà richiami, chiarimenti e precisazioni quando ti troverai in presenza di una platea disomogenea.

Prepara l’argomento
La conoscenza profonda di ciò di cui parlerai non è soltanto necessaria per fornire informazioni puntuali e corrette. Essa è anche un potente strumento per farti apparire sicuro di te, affidabile e attendibile. Ottenere gli stessi risultati senza una conoscenza approfondita dell’argomento che tratterai non è soltanto impossibile, è anche la scorciatoia per un sicuro insuccesso.

Anticipa le obiezioni e le domande
Le obiezioni, e anche molte domande, sorgono a causa di incomprensioni. Una comunicazione completa e articolata è il miglior modo per evitare tali incomprensioni. Il manager preparato dovrebbe sempre corredare le proprie idee, conclusioni e progetti con fatti verificabili e misurabili. Una presentazione in PowerPoint (purché sintetica e dalla grafica minimalista) è un ottimo strumento a supporto delle affermazioni del manager.

Molti relatori misurano il successo della propria comunicazione dal numero di domande che gli sono rivolte: più domande significherebbero, per loro, un maggior successo. Per ottenere questo successo ometterebbero di proposito alcuni dettagli, proprio per stimolare le domande degli ascoltatori e le interazioni del meeting. Il manager dovrebbe astenersi dall’uso di un tale comportamento o utilizzarlo con molta cautela.

Monitora le reazioni degli ascoltatori
L’impossibilità di non comunicare non vale soltanto per te, vale anche per chi ti ascolta! Tieni d’occhio la tua platea e impara a interpretarne le reazioni. Per quanto ti sarà possibile, modula il tuo intervento sul feedback che ricevi dai partecipanti. Sii pronto a vivacizzare o rallentare il tuo intervento a seconda del comportamento dei presenti. Alcuni segnali sono facili da decifrare, altri lo sono molto meno. Devi imparare a captare anche i segnali più sottili e ad agire di conseguenza.

Per poter svolgere il tuo intervento e contemporaneamente mantenere il controllo dei partecipanti, torna a essere indispensabile che tu padroneggi la materia. Eventuali esitazioni o incertezze ti renderebbe impossibile dedicare una parte della tua attenzione al comportamento dei presenti.

Presenta le informazioni con registri linguistici diversi
Se una parte della platea ha una preparazione tecnica insufficiente a comprendere il tuo intervento dovrai rendere il tuo linguaggio più semplice e accessibile. Però, un’eccessiva semplificazione potrebbe farti apparire inesperto agli occhi dei più preparati. Questo è assolutamente da evitare. Un accorgimento per superare questo problema consiste nell’utilizzare un doppio registro linguistico per rivolgersi contemporaneamente a gruppi di ascoltatori diversi. Credo sia necessario un esempio:

se, parlando di pagamenti internazionali, diciamo

“in alcuni casi è necessario attivare un dispositivo di garanzia come l’Advance Payment Bond” (intervento in linguaggio tecnico, professionalmente qualificante)

subito dopo dovremmo aggiungere

“ho bisogno di una garanzia bancaria per essere sicuro di farmi restituire quanto anticipato” (linguaggio di immediata comprensione per chiunque).

L’intervento del relatore ha una varietà di opzioni che modellano sia la sua comunicazione sia il livello di preparazione che è in grado di dimostrare.

Quando attiviamo una comunicazione svolgeremo uno dei seguenti ruoli che corrisponderanno al motivo per cui la comunicazione è in corso.

• Comunicatore
  Quando abbiamo la necessità d’informare un individuo su alcuni aspetti del suo lavoro o gli si richiede di assumere un compito che vogliamo delegargli. Siamo comunicatori quando è necessario convincere qualcuno ad accettare l’argomento della vostra comunicazione e le sue implicazioni o ripercussioni.
• Investigatore
  Quando il motivo della nostra comunicazione è quello di ottenere alcune informazioni che ci sono necessarie per prendere una decisione. Può anche essere necessario scoprire lo stato più recente di un progetto o di un’attività.
• Valutatore
  devi valutare quanto bene qualcuno, o un gruppo, sta svolgendo il loro ruolo o compito. In questo ruolo si può essere responsabili della raccolta e della raccolta dei dati raccolti nell’ambito di questo processo di comunicazione.